Personidentifiserbare data

Søker du om opplysninger fra datakilder som forvaltes av Folkehelseinstituttet, Helsedirektoratet eller Kreftregisteret kan du bruke søknadsskjemaet på helsedata.no. Vi anbefaler deg å logge inn før du starter utfyllingen av søknaden.

De andre datakildene du finner på helsedata.no har egne søknadsskjema. Disse finner du i beskrivelsene av de ulike datakildene.

På sikt skal alle datakilder på helsedata.no inngå i samme søknadsskjema.

Her finner du en oversikt over datakilder fra:

• FHI
• Helsedirektoratet
• Kreftregisteret

Søker du om tilgang til opplysninger via helsedata.no er det Helsedataservice som mottar søknaden først. 

Helsedataservice er en organisatorisk enhet, midlertidig plassert i Direktoratet for e-helse, som sørger for koordinering og videresending av søknader som sendes inn via helsedata.no. Helsedataservice tilbyr også enkel veiledning om utfylling av søknadskjemaet på helsedata.no.

En søknadskoordinator hos Helsedataservice vil gå gjennom søknaden din og verifisere at alle vedlegg har kommet med, før søknaden blir sendt videre til saksbehandling hos datakildene du søker opplysninger fra.

Du kan forvente å bli kontaktet på e-post fra Helsedataservice eller fra en saksbehandler hos de datakildene du har søkt til.

Dataforvalterne har egne saksbehandlere som behandler søknaden. De kommer til å kontakte deg for å få klarhet i hva slags data du ønsker, slik at det blir så relevant for formålet ditt som mulig.

De ulike registerforvalterne har ulike rutiner, krav og retningslinjer de følger. I de fleste tilfeller fattes et vedtak for søknaden med en påfølgende utlevering av datasettet innen en avtalt frist.

Vær tilgjengelig for saksbehandler

Saksbehandleren som mottar søknaden din kan komme til å kontakte deg dersom det er uklarheter i søknaden.

Forvaltningsloven (lovdata.no) gir rett til å klage på vedtak. Ta direkte kontakt med registerforvalter eller service@helsedata.no for mer informasjon om hvordan du går frem.

Det er tre ukers frist for å sende inn klage.

Kostnaden for utlevering data kan variere mellom de forskjellige forvalterne. I henhold til helseregisterloven og/eller det enkelte helseregistrets eller helseundersøkelsens forskrift vil de ulike registerforvalterne ta betalt for faktiske utgifter i forbindelse med administrativt arbeid, tilrettelegging og tilgjengeliggjøring av data.

Det betyr at jo mer kompleks søknaden din er, jo lenger tid vil det som regel ta før du får tilgang til opplysningene. Det er derfor viktig at du har et så detaljert bilde som mulig av hvilke opplysninger du trenger for å gjennomføre prosjektet ditt når du søker.

​

Forventet behandlingstid

Tiden det tar å behandle søknaden er avhengig av omfanget på opplysningene du har søkt om, saksbehandlingstid i hvert enkelt register, og hvor mye forarbeid som må gjøres før datafilen(e) er klare for tilgjengeliggjøring.

Vær klar over at det at det er en jobb å tilrettelegge dataene. Det innebærer at det vil gå enda en tid fra søknaden er godkjent til opplysningene er klare for utlevering til deg.

I siste del av prosessen vil saksbehandleren din tilrettelegge dataene du har søkt om. Skal du sammenstille opplysninger fra flere datakilder kan prosessen ta lengre tid enn ved enklere søknader.

Frister for tilgjengeliggjøring

• 30 virkedager for tilgjengeliggjøring av opplysninger fra en datakilde
• 60 virkedager for tilgjengeliggjøring av sammenstilte opplysninger (fra flere kilder/registre)

Fristene gjelder fra registeret har mottatt en komplett søknad. Søknaden regnes først som komplett når den inneholder alle opplysninger, godkjenninger og vedlegg som er nødvendige for å vurdere og fatte vedtak om tilgjengeliggjøring av helsedata.

Forlenget saksbehandlingstid

Vær oppmerksom på at forsinkelser i saksbehandlingstid kan forekomme. Forsinkelsene kan påvirker både søknadsbehandling og tilgjengeliggjøring av data. Forlenget saksbehandlingtid vil typisk berøre datakilder som mottar et stort antall søknader, som Norsk Pasientregister og Reseptregisteret. Informasjon om dette vil du finne i beskrivelsen av de ulike datakildene.

Dersom du har behov for å melde om eller søke om endringer til søknaden etter at den er sendt inn via helsedata.no, anbefaler vi at du kontakter Helsedataservice eller registrene for veiledning. Enkelte endringer kan innebære at du må sende inn en ny søknad eller ettersende oppdatert dokumentasjon.

Beskriv endringen du ønsker og inkluder gjeldende saksnummer. 

Send din forespørsel til service@helsedata.no eller direkte til de aktuelle forvalterne av datakildene du søker opplysninger fra:

Folkehelseinstituttet: datatilgang@fhi.no
Helsedirektoratet: helseregistre@helsedir.no
Kreftregisteret: datautlevering@kreftregisteret.no

Oppgi kun personopplysninger som er nødvendige for å behandle søknaden.

Ikke oppgi særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger) i fritekstfelt eller vedlagte dokumenter.

Dersom du legger inn opplysninger om andre enn deg selv i skjemaet, anbefaler vi at du informerer vedkommende om det på forhånd.

For mer informasjon om behandling av personopplysninger i forbindelse med søknader, se vår personvernerklæring.